Datenschutzerklärung HaKoDi EDV-Systeme GmbH

Information an den Betroffenen nach Artikel 13 und 14 DSGVO

Der Schutz Ihrer persönlichen Daten ist uns sehr wichtig. Durch die DSGVO sind uns einige sinnvolle Pflichten auferlegt, um den Schutz Ihrer Daten bei der Verarbeitung sicherzustellen Daher informieren wir Sie nach Artikel 13 der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) gerne und ausführlich über die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten (nachfolgend nur noch „Daten“ genannt) im Rahmen unsrer Tätigkeiten als IT-Dienstleister auf.. Diese Pflichten erfüllen wir gerne. Im Hinblick auf die verwendeten Begrifflichkeiten, wie z.B. „Verarbeitung“ oder „Verantwortlicher“ verweisen wir auf die Definitionen im Art. 4 der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO).

Verantwortlicher:

HaKoDi EDV-Systeme GmbH, Ernst-Guhr-Straße 10, 04319 Leipzig vertreten durch Ihren Geschäftsführer: Herr Jörg Stollin Telefon: 0341 355 20 8-0; E-Mail: info@hakodi.com

Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten:

Unser Datenschutzbeauftragter, Herr Helmuth H. Hilse, ist unter der vorstehenden Geschäftsanschrift und unter datenschutz@hakodi.com erreichbar.

Zweck der Datenverarbeitung:

Betrieb eines Unternehmen im Bereich Verkauf, Service, Wartung von EDV-Systemen, Kommunikationsartikeln und Zubehörtechnik. Die Verarbeitung (Erhebung, Verarbeitung, Nutzung und ggf. Übermittlung) von personenbezogenen Daten findet zum Zweck der technischen Beratung, Betreuung, Erweiterung, Verkauf und Wartung von EDV-Systemen, Kommunikationsartikeln und Zubehörtechnik statt. Dies kann folgende Tätigkeiten beinhalten:

Systembetreuung:

Netzadministration, Einrichtung und Kontrolle der Datensicherung, Einrichtung und Kontrolle der Systemsicherung, Benutzerverwaltung / Rechteverwaltung, Netzadministration· Virenabwehr, Installation systemnaher Software, Datenbankadministration einschl. Rekonstruktion, Durchführung der Systempflege (Ressourcenüberwachung, Tuning- und Performancemaßnahmen), Vernetzung der Computer, auch Weiterentwicklung und Dokumentation der Netztopologie

Einsatz und Pflege von EDV-Hardware:

Installation von Hardwarekomponenten, Aufnahme und Behebung von Störungen / Problemen, Durchführung der Hardwarekonfiguration

Einsatz und Pflege von Fachanwendungen:

Installation von Anwendersoftware (Client / Server)·wenn möglich und Herstellerseitig freigegeben, Aufnahme und Behebung von Störungen / Problemen im technischen Zusammenhang, Aktivieren von Fernwartungen·für herstellerseitigen Support oder Wartungsaufgaben, Durchführung von Systemänderungen

Hosting & Applikation Service Providing:

Art und Umfang der Datenverarbeitung wird einzelvertraglich geregelt. Hierzu wird in diesem Dokument aus Gründen der Vertraulichkeit keine Auskunft gegeben

Rechtsgrundlage

Die Datenverarbeitung durch die HaKoDi EDV Systeme GmbH ist zulässig nach

• Art. 6 Abs. 1 Unterabsatz 1 Buchstabe b DSGVO zur Erfüllung des Vertrages bzw. zur Anbahnung eines Vertrags,
• Art. 6 Abs. 1 Unterabsatz 1 Buchstabe c DSGVO zur Erfüllung von gesetzlichen Pflichten, denen wir als Unternehmer unterliegen,
• Art. 6 Abs. 1 Unterabsatz 1 Buchstabe f DSGVO, soweit die Datenverarbeitung zur Wahrung von berechtigten Interessen von uns oder eines Dritten erforderlich ist; insbesondere liegt die kontinuierliche Geschäftsbeziehung zu unseren Kunden und Geschäftspartnern in unserem berechtigten Interesse

Personengruppen deren Daten wir verarbeiten:

Auftraggeber, Interessenten, Lieferanten und Angestellte von Auftraggebern

Daten oder Datenkategorien:

Name und Adresse des Auftraggebers, des Interessenten oder des Lieferanten, sowie Daten der Kontaktpersonen mit Postanschrift/en, Telefonnummer/n ggf. Telefaxnummer/n, E-Mail-Adresse/n, Daten zur Angebotsunterbreitung, Daten zur Erbringung von Leistungen und für die angemessene Vertragsausführung benötigte Informationen (z.B. technische Daten, Problemstellungen, Personenstammdaten von EDV Benutzern, Kommunikationsdaten (z.B. Telefon, E-Mail) von EDV Benutzern, Bewegungsdaten welche bei der Administration von Benutzern und Benutzerprofilen anfallen).

Empfänger der Daten:

Name und Adresse des Auftraggebers, des Interessenten oder des Lieferanten, sowie Daten der Kontaktpersonen mit Postanschrift/en, Telefonnummer/n ggf. Telefaxnummer/n, E-Mail-Adresse/n, Intern zuständige Techniker der HaKoDi EDV Systeme, externe Stellen je nach Einzelfall können Empfänger der Daten sein: beauftragter Steuerberater, Banken und Finanzinstitute, Subunternehmer, Finanzbehörden, Softwarehersteller (wenn Auftrags zur Übermittlung vorliegt).

Aufbewahrungsfristen

Der Gesetzgeber hat vielfältige Aufbewahrungspflichten und –fristen erlassen. Nach Ablauf dieser Fristen werden die entsprechenden Daten routinemäßig gelöscht, wenn Sie nicht mehr zur Vertragserfüllung erforderlich sind. Sofern Daten hiervon nicht berührt sind, werden sie gelöscht, wenn die genannten Zwecke wegfallen.

Geplante Datenübermittlung in Drittländer (außerhalb EU/EWR)

Eine Übermittlung der Daten an Drittstaaten ist nicht geplant.

Einsatz eines KI-gestützten Sprachassistenten zur Entgegennahme eingehender Anrufe:

Zur automatisierten Bearbeitung telefonischer Anfragen setzen wir den IONOS KI-Telefonassistenten ein. Dieser verarbeitet Gesprächsinhalte in unserem Auftrag, um Ihr Anliegen zu erfassen, weiterzuleiten oder zu beantworten. Dabei kommen automatische Spracherkennung (Speech-to-Text), semantische Analyse (Natural Language Processing) und ggf. Textgenerierung (Text-to-Speech) zum Einsatz. Gesprächsinhalte können aufgezeichnet, transkribiert oder dokumentiert werden. Dies erfolgt nur, wenn Sie zu Beginn des Gesprächs entsprechend informiert wurden und das Gespräch fortsetzen. Sie können die Verbindung jederzeit beenden, um eine Verarbeitung zu vermeiden.

Verarbeitet werden insbesondere Ihre Äußerungen im Gespräch, technische Verbindungsdaten (Datum, Uhrzeit, Dauer) sowie ggf. freiwillig mitgeteilte Stammdaten wie Name oder Telefonnummer. Zudem werden Interaktionsdaten verarbeitet, etwa zur Gesprächsführung oder bei Abbrüchen. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (zur Vertragsanbahnung oder -durchführung) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an effizienter und skalierbarer Kommunikation).

Zur technischen Umsetzung setzen wir Subdienstleister ein, insbesondere für Hosting, Spracherkennung und semantische Analyse. Dabei können personenbezogene Daten durch den Subdienstleister auch in die USA übermittelt werden. Grundsätzlich erfolgt dies auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses nach Art. 45 DSGVO, da die Dienstleister nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert sind. Fehlt ein solcher Beschluss, erfolgt die Übermittlung auf Basis von Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO und ergänzender Schutzmaßnahmen. Die Vorgaben der Art. 44 DSGVO werden eingehalten.

Zur Verbesserung der Sprachverarbeitung können pseudonymisierte Daten zu Trainingszwecken verwendet werden. Eine Rückverfolgung auf einzelne Personen ist dabei ausgeschlossen oder erheblich erschwert. Eine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

Die Speicherung erfolgt nur so lange, wie es für die genannten Zwecke erforderlich ist. Anschließend werden die Daten automatisch gelöscht oder anonymisiert.

Nach der DSGVO haben Sie das Recht auf:

• Auskunft über die Verarbeitung Ihrer Daten
• Berichtigung oder Löschung Ihrer Daten
• Einschränkung der Verarbeitung (nur noch Speicherung möglich)
• Widerspruch gegen die Verarbeitung
• Datenübertragbarkeit
• Widerruf Ihrer gegebenen Einwilligung mit Wirkung auf die Zukunft
• Beschwerde bei der Datenschutz-Aufsichtsbehörde.
  Die zuständige Aufsichtsbehörde in Sachsen ist:

Sächsischer Datenschutzbeauftragter
Devrientstraße 5
01067 Dresden
Telefon: 03 51/49 3-5401
Telefax: 03 51/49 3-5490

Sollten Sie Fragen zur Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten haben, oder in Fällen von Auskünften, Berichtigung oder Löschung von Daten, sowie Widerruf erteilter Einwilligungen, wenden Sie sich bitte an unseren Datenschutzbeauftragten.

Zurück zur Startseite …